Aldrig varit enklare att starta en insamling
Att starta en insamling kan vara ett fantastiskt sätt att stödja ditt lag, din förening eller ditt evenemang. På MyFundraise vill vi göra det enkelt och inkluderande för alla att delta i turneringar, cuper och läger genom digitala insamlingar. Men innan du drar igång, finns det några viktiga saker du bör känna till för att säkerställa att din insamling blir framgångsrik och laglig.
Steg 1: Förstå det juridiska
När lag inom existerande idrottsföreningar i Sverige planerar att starta en insamling, finns det ett antal juridiska aspekter som är viktiga att känna till. Dessa regler är utformade för att säkerställa att insamlingen sker på ett lagligt och transparent sätt, vilket i sin tur skyddar både föreningen och de som bidrar. Nedan förklaras de viktigaste punkterna mer utförligt.
1. Tillstånd från Länsstyrelsen
En av de första sakerna som ett lag inom en idrottsförening måste beakta är behovet av att söka tillstånd från Länsstyrelsen. Detta är särskilt relevant om insamlingen riktar sig till allmänheten, det vill säga människor utanför föreningen. Länsstyrelsen övervakar att insamlingar sker på ett sätt som skyddar allmänheten från bedrägeri och att pengarna används till avsett ändamål.
När behövs tillstånd?
Om insamlingen vänder sig till en bredare allmänhet utanför föreningens medlemmar, krävs det ofta tillstånd. Detta kan inkludera exempelvis insamlingar via sociala medier, insamlingsbössor i offentliga utrymmen eller andra publika initiativ.Hur ansöker man?
Föreningen eller laget måste lämna in en ansökan till Länsstyrelsen i det län där insamlingen ska ske. Ansökan bör beskriva insamlingens syfte, hur insamlingen ska genomföras, och hur pengarna kommer att användas. Ansökningsprocessen kan ta tid, så det är viktigt att ansöka i god tid innan insamlingen påbörjas.
2. Redovisningsskyldighet
Efter att insamlingen är genomförd finns det ett ansvar att redovisa hur pengarna har använts. Detta är en central del av att upprätthålla förtroende både inom föreningen och bland de som donerat pengar.
Vad innebär redovisningsskyldighet?
Redovisningsskyldigheten innebär att föreningen måste kunna visa hur de insamlade medlen har spenderats i enlighet med det syfte som kommunicerades vid insamlingens start. Detta kan inkludera kvitton, fakturor, eller andra dokument som styrker att pengarna använts korrekt.Vem ansvarar för redovisningen?
Det är föreningen som helhet som bär ansvaret, men det är klokt att utse en specifik person eller kommitté inom föreningen som hanterar redovisningen. Genom att ha tydliga rutiner för bokföring och redovisning minskar risken för missförstånd eller oegentligheter.
3. Moms och skatt
Ett annat viktigt område att vara medveten om är skattereglerna som kan påverka insamlingen, särskilt om den genererar intäkter.
Momsplikt
Om föreningen säljer varor eller tjänster i samband med insamlingen (t.ex. lotterier, produkter, eller evenemang) kan dessa aktiviteter vara momspliktiga. Detta innebär att föreningen kan behöva betala moms på försäljningsintäkterna, beroende på aktivitetens omfattning och karaktär. Det är viktigt att undersöka om insamlingen omfattas av momsplikt och hur detta påverkar den totala ekonomin i projektet.Inkomstbeskattning
Insamlingar som genererar intäkter kan också påverka föreningens skatteplikt. I vissa fall kan insamlade medel betraktas som skattepliktig inkomst. Det är viktigt att föreningen i förväg tar kontakt med Skatteverket för att klargöra vilka regler som gäller för just deras insamling.
4. GDPR (Dataskyddsförordningen)
När en insamling innebär hantering av personuppgifter, exempelvis namn, e-postadresser eller annan kontaktinformation, måste detta ske i enlighet med GDPR.
Vad är GDPR?
GDPR, eller Dataskyddsförordningen, är en EU-lag som reglerar hur personuppgifter ska samlas in, lagras och hanteras. Syftet är att skydda individers integritet och säkerställa att deras personuppgifter inte missbrukas.Hur påverkar GDPR insamlingen?
Om föreningen samlar in personuppgifter i samband med insamlingen, t.ex. genom att registrera givare eller hantera betalningsinformation, måste dessa uppgifter skyddas enligt GDPR. Detta innebär att föreningen måste informera de berörda om hur deras uppgifter kommer att användas, samt säkerställa att uppgifterna lagras på ett säkert sätt.Åtgärder för att uppfylla GDPR
För att följa GDPR bör föreningen ha en tydlig integritetspolicy som beskriver hur personuppgifter hanteras. Det är också viktigt att bara samla in den information som är absolut nödvändig och att se till att den lagras säkert, t.ex. genom kryptering eller andra säkerhetsåtgärder. Om personuppgifter delas med tredje part (som en betalningsleverantör), måste föreningen säkerställa att denna tredje part också följer GDPR.
Intern hjälp inom föreningen
Inom en idrottsförening finns det ofta personer eller kommittéer som har erfarenhet och kunskap om att hantera administrativa och juridiska frågor. Här är några roller som kan vara till hjälp:
Föreningens kassör: Kassören har vanligtvis god kunskap om ekonomiska och juridiska frågor, inklusive frågor som rör ansökningar och tillstånd. De kan ofta hjälpa till med att sammanställa den nödvändiga dokumentationen och se till att allt är i ordning inför en ansökan.
Styrelsen eller juridisk ansvarig: Många föreningar har en styrelse där någon kan vara särskilt ansvarig för juridiska frågor. Denna person eller styrelsen som helhet kan ge råd och vägledning när det gäller att ansöka om tillstånd och säkerställa att föreningen följer alla relevanta regler och förordningar.
Projektledare eller insamlingskommitté: Om föreningen har en projektledare eller en speciell kommitté för insamlingar, är detta ofta den bästa interna resursen. De har ofta erfarenhet av liknande projekt och kan vägleda laget genom ansökningsprocessen.
Extern hjälp
Om den interna kompetensen inte räcker till, finns det externa resurser och experter som kan hjälpa till:
Länsstyrelsen: Det är alltid möjligt att kontakta Länsstyrelsen direkt för rådgivning. De kan ge specifika instruktioner och vägledning kring hur man korrekt fyller i och lämnar in en ansökan om tillstånd. Varje länsstyrelse har handläggare som kan svara på frågor och ge råd baserat på din specifika situation.
Riksidrottsförbundet (RF): Riksidrottsförbundet, som är paraplyorganisationen för idrottsföreningar i Sverige, erbjuder stöd och resurser till föreningar. De kan ibland erbjuda juridisk rådgivning eller koppla ihop föreningen med experter inom specifika områden som tillstånd och insamlingar.
Juridisk rådgivare eller advokat: Om insamlingen är stor eller komplicerad, kan det vara klokt att anlita en juridisk rådgivare eller advokat med erfarenhet av föreningsliv och insamlingar. De kan säkerställa att alla juridiska krav uppfylls och hjälpa till med att formulera en korrekt och komplett ansökan.
Konsultbyråer eller rådgivningstjänster: Det finns även specialiserade konsultbyråer som erbjuder tjänster inom föreningsjuridik och insamlingar. De kan ta över hela ansökningsprocessen eller erbjuda specifika råd beroende på vad föreningen behöver.
Rekommendationer
Det är ofta en god idé att börja med att kontakta interna resurser inom föreningen, då dessa personer ofta har direkt förståelse för föreningens struktur och behov. Om ytterligare hjälp behövs, kan det vara värdefullt att söka extern rådgivning, särskilt om insamlingen är omfattande eller om ni möter juridiska utmaningar.
Att ha rätt stöd och rådgivning under processen kan inte bara säkerställa att ni följer lagen, utan också att insamlingen blir så framgångsrik som möjligt.
Steg 2: Planera din insamling
När de juridiska aspekterna är klara är det dags att planera själva insamlingen:
Sätt ett mål: Bestäm hur mycket pengar du vill samla in och till vilket ändamål pengarna ska gå. Detta hjälper till att skapa tydlighet och motivation för deltagarna.
Välj rätt kanal: Med MyFundraise kan du enkelt skapa en digital insamling som är tillgänglig för alla. Fundera över vilka andra kanaler du vill använda för att sprida insamlingen, såsom sociala medier eller via föreningens hemsida.
Kommunicera tydligt: Informera alla deltagare och potentiella givare om insamlingens syfte, mål och hur pengarna kommer att användas. Detta ökar chansen att fler vill bidra.
Uppmuntra delaktighet: Se till att inkludera alla, både barn och vuxna, i insamlingen. Engagera deltagare genom att sätta upp delmål och belöningar för att hålla motivationen uppe.
Vanliga frågor (FAQ)
1. Behöver jag tillstånd för att starta en insamling?
Ja, om du samlar in pengar från allmänheten behöver du ofta tillstånd från Länsstyrelsen. Kontrollera vad som gäller i ditt län.
2. Hur redovisar jag pengarna?
Du måste redovisa hur de insamlade medlen används. Det kan innebära att du visar kvitton, fakturor eller andra underlag för att styrka att pengarna gått till rätt ändamål.
3. Hur påverkas insamlingen av GDPR?
GDPR ställer krav på hur du hanterar personuppgifter. Du måste informera om hur du kommer att använda och skydda de personuppgifter som samlas in under insamlingen.
4. Vad händer om jag inte når mitt insamlingsmål?
Det är ingen fara om du inte når ditt mål. Men det kan vara bra att informera givarna om hur de insamlade pengarna kommer att användas även om målet inte nås.
5. Kan företag sponsra vår insamling?
Ja, företag kan sponsra insamlingen. Se dock till att klargöra villkoren för sponsorskap, särskilt när det gäller reklam och marknadsföring.
6. Vad gör jag om det blir överskott?
Om du får in mer pengar än förväntat, se till att informera givarna om hur överskottet kommer att användas. Det kan vara till framtida aktiviteter eller som en buffert för föreningen.
